Regulamin

1. Postanowienia ogólne

Administratorem i właścicielem serwisu internetowego dostępnego pod adresem fitbiz.pl (dalej jako „Serwis") jest spółka fitbiz sp. z o.o. z siedzibą w Falentach Nowych, ul. Apartamentowa 20/1, NIP: 5214087426 – zwana dalej Usługodawcą.

Kontakt z Usługodawcą jest możliwy:

• mailowo – na adres e-mail: [email protected]

2. Definicje

W Regulaminie poniższe pojęcia mają następujące znaczenie:

• Usługodawca – fitbiz sp. z o.o. z siedzibą w Falentach Nowych, ul. Apartamentowa 20/1, NIP: 5214087426.
• Serwis – strona internetowa dostępna pod adresem fitbiz.pl oraz powiązane podstrony.
• Użytkownik – osoba fizyczna nieprowadząca działalności gospodarczej, osoba fizyczna prowadząca działalność gospodarczą, osoba prawna albo jednostka organizacyjna nieposiadająca osobowości prawnej, która korzysta z Serwisu, w tym przegląda jego zawartość lub składa Zamówienie.
• Klient/Zamawiający – Użytkownik, który składa Zamówienie i zawiera za pośrednictwem Serwisu z Usługodawcą Umowę na świadczenie Usług.
• Konsument – Klient będący osobą fizyczną dokonujący czynności prawnej niezwiązanej bezpośrednio z jej działalnością gospodarczą lub zawodową (zgodnie z art. 22¹ Kodeksu cywilnego).
• Przedsiębiorca na prawach konsumenta – wyłącznie osoba fizyczna prowadząca jednoosobową działalność gospodarczą, zawierająca umowę bezpośrednio związaną z jej działalnością gospodarczą, gdy z treści umowy wynika, że nie posiada ona dla niej charakteru zawodowego.
• Usługi – wszelkie usługi oferowane w Serwisie przez Usługodawcę, w szczególności: usługi doradcze, projektowanie i wdrażanie automatyzacji procesów biznesowych, szkolenia, audyty procesów, dostarczanie Treści cyfrowych.
• Treści cyfrowe – usługi i/lub dane dostarczane w formie cyfrowej, w szczególności: dokumentacja SOP, nagrania wideo (tutoriale), pliki elektroniczne, mapy procesów, szablony, checklisty oraz inne treści udostępniane w postaci niematerialnej.
• Zamówienie – oświadczenie woli Klienta składane za pośrednictwem Serwisu lub w drodze indywidualnych ustaleń, zmierzające bezpośrednio do zawarcia Umowy z Usługodawcą, określające w szczególności rodzaj i zakres Usług oraz sposób płatności.
• Umowa – umowa o świadczenie Usług zawarta między Klientem a Usługodawcą za pośrednictwem Serwisu lub w drodze indywidualnych ustaleń.
• Operator płatności – podmiot zewnętrzny, współpracujący z Usługodawcą, świadczący na rzecz Klientów usługi obsługi płatności elektronicznych, działający zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa.
• Newsletter – usługa elektroniczna polegająca na cyklicznym przesyłaniu przez Usługodawcę na adres e-mail Użytkownika informacji handlowych i marketingowych, świadczona na podstawie zgody Użytkownika.
• Polityka prywatności – odrębny dokument określający zasady przetwarzania danych osobowych Użytkowników, dostępny pod adresem: fitbiz.pl/polityka-prywatnosci.
• Regulamin – niniejszy regulamin, który określa zasady korzystania z Serwisu, w tym prawa i obowiązki Użytkowników oraz Klientów. Regulamin jest udostępniony za pośrednictwem Serwisu w formie umożliwiającej jego pozyskanie, odtwarzanie i utrwalanie.
• RODO – Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 (Ogólne Rozporządzenie o Ochronie Danych Osobowych).
• Ustawa o prawach konsumenta – Ustawa z dnia 30 maja 2014 r. o prawach konsumenta (Dz. U. z 2024 r. poz. 1796).
• Ustawa o świadczeniu usług drogą elektroniczną – Ustawa z dnia 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną (Dz. U. z 2024 r. poz. 1513 z późn. zm.).
• Kodeks cywilny – Ustawa z dnia 23 kwietnia 1964 r. Kodeks cywilny (Dz. U. z 2025 r. poz. 1071).

3. Zasady korzystania z Serwisu

3.1. Wymagania techniczne

Do prawidłowego korzystania z Serwisu niezbędne jest posiadanie urządzenia z dostępem do Internetu, wyposażonego w aktualną przeglądarkę internetową (np. Chrome, Firefox, Safari, Edge) z włączoną obsługą JavaScript oraz plików Cookies. Usługodawca dokłada starań, aby Serwis był dostępny 24/7, jednak nie ponosi odpowiedzialności za przerwy w dostępie spowodowane czynnikami od niego niezależnymi (np. awarie dostawców hostingu, siła wyższa).

3.2. Obowiązki Użytkownika

Użytkownik zobowiązuje się do korzystania z Serwisu w sposób zgodny z prawem, dobrymi obyczajami oraz postanowieniami Regulaminu, z poszanowaniem dóbr osobistych i praw własności intelektualnej Usługodawcy oraz osób trzecich. Zabronione jest w szczególności:

• podszywanie się pod inne osoby lub używanie ich danych bez upoważnienia,
• naruszanie praw autorskich lub innych praw własności intelektualnej przysługujących Usługodawcy lub osobom trzecim,
• podejmowanie działań mogących zakłócić funkcjonowanie Serwisu (np. próby hackerskie, wprowadzanie złośliwego oprogramowania),
• rozpowszechnianie spamu, niezamówionych informacji handlowych lub treści naruszających prawo.

3.3. Bezpieczeństwo

Miejsca logowania i wprowadzania danych osobowych w Serwisie są zabezpieczone protokołem SSL/TLS, co zapewnia szyfrowanie transmisji danych. Usługodawca stosuje odpowiednie środki techniczne i organizacyjne w celu ochrony danych Użytkowników.

4. Zakres Usług

4.1. Informacje o Usługach

Usługodawca prezentuje na stronie Serwisu lub dedykowanych stronach sprzedażowych szczegółowe informacje o oferowanych Usługach, w szczególności o ich głównych cechach, zakresie i zawartości. Usługodawca specjalizuje się w:

• automatyzacji procesów biznesowych (w szczególności onboardingu klientów),
• doradztwie w zakresie sztucznej inteligencji i narzędzi automatyzacji,
• projektowaniu i wdrażaniu systemów workflow (n8n, Make, Airtable, ClickUp i inne),
• szkoleniach i dokumentacji procesów (SOP).

4.2. Informacje dla Użytkownika

Usługodawca, najpóźniej w momencie wyrażenia przez Użytkownika woli związania się Umową, przekazuje Użytkownikowi w jasny i zrozumiały sposób wszelkie informacje wymagane przepisami prawa, w szczególności wskazane w art. 12 ustawy o prawach konsumenta.

4.3. Charakter publikowanych informacji

Informacje o Usługach zamieszczone w Serwisie (takie jak opisy, ceny, materiały promocyjne) nie stanowią oferty w rozumieniu Kodeksu cywilnego, lecz zaproszenie do zawarcia umowy. Do zawarcia wiążącej Umowy dochodzi z chwilą potwierdzenia przyjęcia zamówienia przez Usługodawcę.

4.4. Uaktualnianie oferty

Usługodawca zastrzega sobie prawo do dokonywania na bieżąco zmian w informacjach publikowanych na stronie Serwisu, w tym w szczególności do zmiany cen, opisu Usług, dostępności poszczególnych pakietów, organizowania i odwoływania akcji promocyjnych itp. Zmiany te nie wpływają na zamówienia złożone przed publikacją zmiany.

5. Procedura składania Zamówień

5.1. Składanie zamówienia

Zamówienia Usług można składać za pośrednictwem formularzy kontaktowych dostępnych w Serwisie, poprzez rezerwację konsultacji w systemie Calendly lub drogą mailową na adres [email protected].

5.2. Dane prawidłowe i kompletne

Klient zobowiązuje się podać podczas składania zamówienia prawdziwe, aktualne i kompletne dane. Podanie danych nieprawidłowych lub niepełnych może uniemożliwić realizację zamówienia. Usługodawca nie odpowiada za konsekwencje błędnego podania danych przez Klienta.

5.3. Potwierdzenie przyjęcia zamówienia

Po otrzymaniu zamówienia Usługodawca niezwłocznie wysyła na podany przez Klienta adres e-mail potwierdzenie otrzymania Zamówienia zawierające jego istotne elementy (m.in. zakres Usług, cena, dane Klienta). Z chwilą wysłania potwierdzenia przez Usługodawcę dochodzi do zawarcia Umowy między Klientem a Usługodawcą.

5.4. Faktury i dokumenty sprzedaży

Do każdego zakupu Usługodawca wystawia fakturę VAT w postaci elektronicznej (PDF), wysyłaną e-mailem po zaksięgowaniu płatności. Klient będący przedsiębiorcą, chcąc otrzymać fakturę „na firmę", powinien podać dane firmy (nazwa, adres, NIP) podczas składania zamówienia.

5.5. Warunki płatności

Płatność za Usługi odbywa się na podstawie faktury VAT, przelewem bankowym na rachunek Usługodawcy. O ile nie ustalono inaczej, obowiązuje model płatności: 50% przed rozpoczęciem realizacji, 50% po zakończeniu wdrożenia (go-live).

6. Realizacja Usług

6.1. Usługi wdrożeniowe

Usługi wdrożeniowe (w tym System Antychaos™) realizowane są w modelu „done-for-you". Usługodawca przeprowadza audyt procesu, projektuje rozwiązanie i wdraża je u Klienta. Klient zobowiązuje się do dostarczenia wszelkich niezbędnych informacji do realizacji Usługi oraz do uczestnictwa w sesjach mapowania procesu i szkoleniu zespołu.

6.2. Treści cyfrowe

W ramach realizacji Usług Klient otrzymuje Treści cyfrowe (dokumentacja SOP, video tutoriale, mapy procesów, szablony, checklisty). Dostęp do Treści cyfrowych jest przyznawany po zakończeniu wdrożenia. Klient otrzymuje pełny dostęp do materiałów bez ograniczeń czasowych.

6.3. Gwarancja realizacji

Usługodawca zobowiązuje się do realizacji Usługi w terminie określonym w ofercie (np. 2-3 tygodnie dla pakietu STANDARD). W przypadku niedotrzymania terminu z przyczyn leżących po stronie Usługodawcy, kontynuuje on prace bezpłatnie do momentu ukończenia wdrożenia („14-Day Timeline Guarantee").

6.4. Gwarancja funkcjonalności

Usługodawca udziela gwarancji funkcjonalności wdrożonego systemu: 60 dni dla pakietu STANDARD, 90 dni dla pakietu PREMIUM („It Works or We Fix It Free"). W okresie gwarancji Usługodawca zobowiązuje się do naprawy wszelkich usterek i błędów systemu na swój koszt.

6.5. Brak możliwości realizacji

Jeśli po zawarciu Umowy okaże się, że realizacja Usługi nie będzie możliwa (np. z powodu niemożliwych do pokonania ograniczeń technicznych), Usługodawca niezwłocznie poinformuje o tym Klienta. W takim przypadku Klient może:

• zgodzić się na alternatywne rozwiązanie zaproponowane przez Usługodawcę,
• odstąpić od umowy w całości, otrzymując pełny zwrot zapłaconej kwoty.

7. Ceny i promocje

7.1. Ceny

Wszystkie ceny Usług podane w Serwisie są cenami netto (do ceny doliczany jest podatek VAT według obowiązującej stawki). Ceny są wyrażone w złotych polskich (PLN). Usługodawca na bieżąco informuje o obowiązujących cenach.

7.2. Promocje i kody rabatowe

Usługodawca może okresowo oferować promocje cenowe, zniżki lub kody rabatowe na określone Usługi. Promocje nie sumują się, o ile nie wskazano inaczej. Kody rabatowe mają określony termin ważności i ewentualne warunki użycia.

7.3. Pakiet PILOT z zaliczeniem

Klient, który zakupi pakiet PILOT, ma możliwość zaliczenia 100% zapłaconej kwoty na poczet pakietu STANDARD pod warunkiem konwersji w ciągu 90 dni od zakończenia realizacji pakietu PILOT.

8. Prawo odstąpienia od umowy (zwrot)

8.1. Prawo Konsumenta do odstąpienia

Klient będący Konsumentem oraz Przedsiębiorcą na prawach konsumenta, który zawarł umowę na odległość z Usługodawcą, co do zasady ma prawo odstąpić od tej umowy w terminie 14 dni kalendarzowych bez podawania przyczyny i bez ponoszenia kosztów, z zastrzeżeniem wyjątków opisanych poniżej. Termin 14-dniowy liczy się od dnia zawarcia Umowy.

8.2. Sposób odstąpienia

Aby skorzystać z prawa odstąpienia, Konsument (Przedsiębiorca na prawach konsumenta) powinien złożyć Usługodawcy jednoznaczne oświadczenie informujące o decyzji odstąpienia od umowy. Oświadczenie można wysłać pocztą elektroniczną na adres [email protected] lub pisemnie na adres siedziby Usługodawcy. Do zachowania terminu wystarczy wysłanie oświadczenia przed upływem 14 dni.

8.3. Skutki odstąpienia

W przypadku odstąpienia od umowy uważa się ją za niezawartą. Usługodawca niezwłocznie, nie później niż w terminie 14 dni od dnia otrzymania oświadczenia o odstąpieniu, zwróci Konsumentowi wszystkie otrzymane od niego płatności. Zwrot dokonany zostanie przy użyciu takich samych sposobów płatności, jakie zostały użyte w pierwotnej transakcji.

8.4. Wyjątki od prawa odstąpienia

Prawo odstąpienia nie przysługuje Konsumentowi (Przedsiębiorcy na prawach konsumenta) w odniesieniu do:

• dostarczania Treści cyfrowych, które nie są zapisane na nośniku materialnym, jeżeli spełnianie świadczenia rozpoczęło się za wyraźną zgodą Konsumenta przed upływem terminu do odstąpienia i po poinformowaniu go o utracie prawa odstąpienia,
• Usług, których świadczenie zostało w pełni wykonane za wyraźną zgodą Konsumenta,
• innych przypadków wskazanych w art. 38 ustawy o prawach konsumenta.

9. Reklamacje i odpowiedzialność za wady

9.1. Zgodność z umową

Usługodawca ma obowiązek dostarczyć Klientowi Usługi zgodne z Umową. Odpowiada on wobec Klienta, jeżeli Usługa lub dostarczone Treści cyfrowe są niezgodne z Umową w rozumieniu przepisów ustawy o prawach konsumenta.

9.2. Uprawnienia Klienta

W przypadku stwierdzenia niezgodności Usługi z Umową Klient ma prawo skorzystać z uprawnień przewidzianych ustawą, w tym:

• Żądanie przywrócenia zgodności z umową – Klient może żądać doprowadzenia Usługi do zgodności z Umową.
• Obniżenie ceny / odstąpienie – jeśli doprowadzenie do zgodności jest niemożliwe lub nadmiernie utrudnione, Klient może żądać obniżenia ceny albo odstąpić od umowy.

9.3. Termin odpowiedzialności

Usługodawca odpowiada z tytułu niezgodności Usługi z Umową, jeżeli niezgodność ujawni się w ciągu 2 lat od jej dostarczenia.

9.4. Procedura reklamacyjna

Jeżeli Klient chce złożyć reklamację, powinien poinformować o tym Usługodawcę, przekazując:

• opis stwierdzonej niezgodności z umową (na czym polega problem, kiedy się ujawnił),
• dowód zakupu lub inne dane umożliwiające identyfikację transakcji (np. numer faktury),
• żądanie Klienta związane z reklamacją (np. naprawa, obniżenie ceny, odstąpienie od umowy),
• dane kontaktowe (imię, nazwisko, adres, e-mail).

Reklamację można złożyć mailowo na adres [email protected] lub pisemnie na adres siedziby Usługodawcy.

9.5. Rozpatrzenie reklamacji

Usługodawca ustosunkuje się do reklamacji w terminie do 14 dni od jej otrzymania. Brak odpowiedzi w powyższym terminie oznacza uznanie reklamacji za zasadną.

9.6. Pozasądowe rozwiązywanie sporów

Usługodawca informuje, że co do zasady nie wyraża zgody na udział w pozasądowych postępowaniach w sprawach konsumenckich (ODR). Niezależnie od tego Konsument może skorzystać z unijnej platformy ODR, dostępnej pod adresem: ec.europa.eu/consumers/odr.

10. Prawa własności intelektualnej i licencja

10.1. Treści udostępniane w Serwisie

Serwis oraz wszystkie materiały w nim zawarte (w tym opisy Usług, grafiki, teksty, logo, układ strony, jak również wszelkie materiały dostarczane w ramach realizacji Usług – dokumentacja SOP, video tutoriale, mapy procesów, szablony) podlegają ochronie prawnej. Prawa autorskie majątkowe do tych utworów przysługują Usługodawcy.

10.2. Licencja dla Klienta

Zakup Usługi obejmującej Treści cyfrowe oznacza udzielenie Klientowi ograniczonej licencji do korzystania z treści na potrzeby własnej działalności gospodarczej. Licencja ma charakter niewyłączny, nieprzenoszalny i niezbywalny, bez prawa do udzielania dalszych licencji (sublicencji). Klient nie nabywa praw autorskich majątkowych do materiałów.

10.3. Dozwolony użytek

Klient ma prawo odtwarzać i wykorzystywać dostarczone Treści cyfrowe (dokumentacje, tutoriale, szablony) wyłącznie na potrzeby własnej organizacji. Zabronione jest:

• udostępnianie lub przekazywanie dostarczonych materiałów innym osobom/podmiotom (zarówno odpłatnie, jak i nieodpłatnie),
• publiczne odtwarzanie nagrań lub wykorzystywanie materiałów w jakikolwiek komercyjny sposób (np. odsprzedaż, szkolenie innych klientów) bez uprzedniej pisemnej zgody Usługodawcy,
• usuwanie oznaczeń prawno-autorskich, znaków wodnych, logotypów i innych informacji identyfikujących twórcę.

10.4. Znaki towarowe

Nazwa „System Antychaos™", „Fitbiz", logo firmy oraz nazwy poszczególnych Usług mogą stanowić zastrzeżone znaki towarowe lub podlegać ochronie jako dobra niematerialne. Jakiekolwiek użycie tych nazw i oznaczeń bez zgody Usługodawcy jest zabronione.

11. Odpowiedzialność Usługodawcy

Wszelkie treści, artykuły, materiały oraz informacje publikowane w Serwisie lub udostępniane w ramach Serwisu mają charakter ogólny i edukacyjny. Nie stanowią one indywidualnej porady prawnej, podatkowej, finansowej ani biznesowej. Usługodawca dokłada starań, aby treści były rzetelne i aktualne, jednak nie ponosi odpowiedzialności za decyzje lub działania podjęte przez Użytkowników na ich podstawie.

Usługodawca nie ponosi odpowiedzialności za przerwy w działaniu narzędzi zewnętrznych (np. ClickUp, Airtable, Make, n8n), z których korzysta wdrożony system. Klient powinien być świadomy, że funkcjonowanie systemu zależy od dostępności tych platform.

12. Usługi nieodpłatne (newsletter)

12.1. Newsletter

Usługodawca świadczy usługę Newslettera dla Użytkowników, którzy dobrowolnie zapiszą się do listy mailingowej, podając swój adres e-mail i wyrażając odpowiednie zgody marketingowe. Newsletter ma na celu przekazywanie subskrybentom informacji handlowych – takich jak nowości w ofercie, promocje, treści edukacyjne czy zaproszenia na wydarzenia.

Użytkownik może w każdej chwili zrezygnować z Newslettera, korzystając z linku wypisania umieszczonego w stopce każdej wiadomości lub kontaktując się z Usługodawcą. Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej wycofaniem.

12.2. Bezpłatna konsultacja

Usługodawca oferuje bezpłatne konsultacje wstępne (30 minut) rezerwowane za pośrednictwem systemu Calendly. Udział w bezpłatnej konsultacji nie stanowi zawarcia odpłatnej umowy o świadczenie usług i nie zobowiązuje Użytkownika do zakupu.

13. Zmiany Regulaminu

13.1. Możliwość zmiany

Usługodawca zastrzega sobie prawo do zmiany niniejszego Regulaminu w przypadkach takich jak: zmiana przepisów prawa, rozszerzenie lub zmiana funkcjonalności Serwisu, wprowadzenie nowych usług, zmiana danych Usługodawcy. Zmiana Regulaminu nie może naruszać praw nabytych Klientów.

13.2. Powiadomienie o zmianach

O każdej planowanej zmianie Regulaminu Użytkownicy zostaną poinformowani poprzez komunikat widoczny w Serwisie. W komunikacie zostanie wskazana data wejścia w życie nowego Regulaminu oraz wykaz najważniejszych zmian.

13.3. Akceptacja zmian

Dalsze korzystanie z Serwisu po wejściu w życie nowego Regulaminu oznacza akceptację jego postanowień.

14. Postanowienia końcowe

14.1. Nieważność postanowienia

Jeśli którekolwiek postanowienie niniejszego Regulaminu okazałoby się bezwzględnie nieważne lub nieskuteczne, nie wpływa to na ważność pozostałych postanowień Regulaminu. W miejsce nieważnego postanowienia zastosowanie znajdą odpowiednie przepisy prawa.

14.2. Umowa

Regulamin stanowi integralną część zawieranych przez Usługodawcę z Klientami umów o świadczenie usług drogą elektroniczną. Jest on udostępniony na stronie Serwisu pod adresem: fitbiz.pl/regulamin.

14.3. Język

Domyślnym językiem Serwisu, w tym Regulaminu, jest język polski.

14.4. Stosowanie przepisów prawa i sąd właściwy

W sprawach nieuregulowanych niniejszym Regulaminem stosuje się odpowiednie przepisy prawa polskiego, w szczególności: Kodeksu cywilnego, Ustawy o prawach konsumenta oraz Ustawy o świadczeniu usług drogą elektroniczną.

Wszelkie spory będą rozstrzygane w pierwszej kolejności polubownie – poprzez bezpośredni kontakt Klienta z Usługodawcą. W przypadku braku porozumienia spór może zostać poddany właściwemu sądowi powszechnemu – sądem właściwym dla rozpatrywania sporów z Konsumentami jest sąd miejsca zamieszkania Konsumenta, a dla sporów z pozostałymi Klientami – sąd właściwy ze względu na siedzibę Usługodawcy.